למה ומדוע? הערך הנוצר בשימוש בנהלים הוא משמעותי!

כל עסק שואף לנהל את התהליכים באופן יעיל. יעילות היא מונח המתאר את אופי השימוש הנעשה במשאבים, במטרה להביא למקסימום את רמת התפוקה של מוצרים ו/או שירותים. אחד הכשלים המוכרים והפוגעים ביעילות הוא כפילות, חפיפה או פער בין אזורי טיפול. אנחנו מכירים את העניין כ"נפל בין הכיסאות" או כ"כל הכוונות הטובות מובילות לגיהנום".

המסקנה המתבקשת, נדרש סדר במסגרת העבודה. כל שותף בתהליך העסקי, צריך לדעת מה חשוב יותר להשגת המטרות של הארגון. לשם כך צריך להגדיר מטרות.

ראוי וחיוני שכל אדם הפועל במסגרת הארגון יכיר את:

​​

• הגדרת התפקיד ומסגרת האחריות שלו,

• האופן שבו הוא מיועד לפעול,

• הסטנדרטים המצופים ממנו במסגרת הפעולות שהוא מתבקש למלא,

• התהליכים שבהם הוא שותף וגם תהליכים משיקים,

• זהות הגורם המיועד לבצע בקרה על התהליך,

• זהות הגורם המיועד לסייע לפתרון בעיות,

• כלל בעלי התפקידים והשיוך שלהם למסגרת הארגונית.

 

כלי יעיל ונפוץ להשגת יעילות וסדר במסגרת העבודה הוא יצירת תיק נהלים המפרט את תורת ההפעלה הארגונית ואופן הטמעתו בארגון. נהלים הכתובים כהלכה ומונגשים לשימוש יומיומי בשילוב בקרה, מסייעים לניהול יעיל ואפקטיבי.

​

תהליך הכתיבה של הנהלים בארגון מספק לנו הזדמנות לבחון את עצמנו ואת הארגון ולשפר תהליכים; ניתן לבחון את תקינותם של תהליכי העבודה, לבחון הפרדת תפקידים נאותה, הטמעה של תהליכי בקרה, הגדרה ברורה של הגורם האחראי לביצועו של כל תהליך, בחינת התדירות וכו'.

​

בעת כתיבת נהלים נדרשת חשיבה משותפת עם גורמים הבקיאים בהוראות הדין במטרה לשלבן בנהלים.  נהלי העבודה מסייעים לארגון להגביר את המודעות להוראות הדין ולצמצם את הסיכון להפרת ההוראות על ידי מי מעובדיו.

​

גם לאחר שניצור את "ספר הנהלים" נדרש להעביר אותו לעיון, אישור קריאה והחתמה על הסכמה לציות לכל אחד מהעובדים הקיימים ואלו שיקלטו בעתיד. כדי להיות אפקטיביים, ראוי שהארגון יפעיל מערכת ממוחשבת לניהול ההפצה, העדכון, האישור, החתימה של הנהלים ויצירת שיוך תפקידי, יחידתי ארגוני לכל נושא בהתאם לצורך. המערכת של חברת פרודיפיי, מערכת Nohal להפצת נהלים, היא דוגמא טובה ליישום שנועד לתת שרות למנהלי הנהלים בארגון בדיוק בנושא זה.

 

נוהל עבודה אמור לענות על שש שאלות:

• מי עושה פעולה?

• מה הוא עושה במסגרת אותה פעולה?

• מתי הוא נדרש לבצע את הפעולה?

• מי מוודא שהפעולה בוצעה באופן המצופה?

• מהו אופן וידוא הביצוע?

• מתי הוא מוודא זאת?

שלוש השאלות הראשונות מתארות את הפעולה ושלוש האחרונות את הבקרה על הפעולה. זהו עקרון יסודי וחיוני שבלעדיו אין לתיק הנהלים ערך פרקטי: לכל פעולה חייבת להתקיים גם פעולת בקרה ובמידת הצורך פעולה מתקנת.

הורד את הקורס שלנו בפורמט PDF

​